Fragen und Antworten

Unter einer Pandemie versteht man eine länder- und kontinentübergreifende Ausbreitung einer Infektionskrankheit. Im Gegensatz zur Epidemie ist eine Pandemie nicht örtlich beschränkt.

Auch hier nachzulesen (Quelle): WHO Guidance Document - Pandemic Influenza Preparedness and Response http://whqlibdoc.who.int/publications/2009/9789241547680_eng.pdf

Bakterien sind Mikrorganismen, die sich durch Zellteilung vermehren.
Viren bestehen nur aus Nukleinsäuren (DNA/RNA), wenigen Proteinen und können behüllt oder unbehüllt sein. Um sich zu vermehren, brauchen Viren einen Wirt, das bedeutet eine andere Zelle. Bei der Vermehrung des Virus stirbt die Wirtszelle in den meisten Fällen ab. Es gibt Viren, die auch außerhalb eines Wirtes längere Zeit überleben können, sich dann aber nicht vermehren.

Hohe Erkrankungszahlen stellen immer ein wirtschaftliches Risiko für den Betriebsablauf dar. Im Gegensatz zu Urlaubszeiten sind Erkrankungen nicht planbar, d. h. sie betreffen alle Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip. Oft infizieren sich die Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe gegenseitig, so dass die Business Continuity dieses Bereichs gefährdet sein kann.

Grippe-Viren verursachen häufig schwere Krankheitsverläufe. Das Virus vermehrt sich extrem schnell im Organismus und löst Symptome aus, die den Menschen stark schwächen. Mögliche Komplikationen sind Lungen- oder Herzmuskelentzündungen. Diese werden in der Regel nicht durch das Grippe-Virus selbst, sondern durch bakterielle Sekundärinfektionen hervorgerufen. Die Rekonvaleszenz (Zeit, um wieder gesund zu werden) kann nach einer Virusgrippe bis zu einem halben Jahr und länger dauern. Grippeinfektionen können, insbesondere bei Risikopatienten, tödlich verlaufen.
Grippeviren verbreiten sich durch Tröpfcheninfektion (Husten, Niesen) leicht von Mensch zu Mensch. Gerade in Branchen mit hohem zwischenmenschlichem Kontakt können sehr schnell viele der Mitarbeiter betroffen sein. Die Business Continuity wird erheblich gestört. 

Über die Hälfte der Pandemiebeauftragten in deutschen Betrieben geht davon aus, dass ihr Unternehmen in der Existenz bedroht wird, wenn mehr als 50 Prozent des Personals über einen Zeitraum von mehr als sechs Wochen krankheitsbedingt fehlen würden. Eine ebenso große Rolle spielt die Abhängigkeit von Zulieferern. Mehr als ein Drittel der Unternehmen rechnet beispielsweise damit, die Kunden maximal über einen Zeitraum von vier Wochen mit Produkten und Dienstleistungen beliefern zu können, wenn Zulieferer ausfallen. Nach einer Zeitspanne von drei Monaten sehen 44 Prozent der Pandemiebeauftragten die Lieferfähigkeit für nicht mehr gegeben an.

Die Pandemie 2009-10 verlief tatsächlich recht mild. Niemand kann vorhersagen, ob das Virus in absehbarer Zeit wieder auftritt und dann vielleicht umso mehr Menschen daran erkranken. Während einer Pandemie steigen die Erkrankungszahlen stark an. Die krankheitsbedingten Ausfallzahlen nehmen im gleichen Maß zu, da es jeden treffen kann. Neben den unmittelbaren Krankheitsfällen wird es Mitarbeiter geben, die kranke Angehörige pflegen müssen oder aus Angst vor einer Ansteckung zuhause bleiben. Die Ausfallzahlen können schnell ein kritisches Maß übersteigen.

Durch eine gute Vorbereitung können die negativen Auswirkungen einer Krise reduziert und die Wiederaufbauphase beschleunigt werden – unabhängig von der Art der Krise (Quelle: Marsh-Risk). So kann auch der Einsatz des Krisenplans in Zeiten einer ausgedehnten saisonalen Grippewelle erforderlich sein.

Ja. Diese Empfehlungen gelten auch weiterhin. Mundschutz und Desinfektionsmittel können in jeder Grippesaison eingesetzt werden. Auch außerhalb einer Pandemie helfen sie, die Erkrankungsrate niedrig zu halten.
Die vorsorgliche Einlagerung antiviraler Medikamente ist sehr wichtig. Diese Medikamente haben einen langen Produktionsvorlauf. Im Ernstfall kann nicht garantiert werden, dass sie in großen Mengen an Unternehmen abgegeben werden können.

Die örtlichen Behörden sollten über einen Teil des Krisenplans informiert sein. Folgende Fragen stehen im Vordergrund:

• Wann gehen welche Informationen an die Öffentlichkeit?
• Wann werden Betriebsteile geschlossen?
• Wann ist die Weiterführung des Betriebes nicht mehr möglich?

Dies sollten insbesondere Unternehmen, die einen öffentlichen Auftrag zu erfüllen haben, mit den lokalen Behörden abstimmen.

Das zuständige Gesundheitsamt muss Sie über den aktuellen Stand einer Pandemie informieren.

Zu den Aufgaben der Gesundheitsämter in den Phasen III und IV gehört die weitergehende Information und Sensibilisierung unterschiedlicher Interessensgruppen, zu denen unter anderem auch Großbetriebe, Energieversorger und die Stadtverwaltung zählen. Im weiteren Verlauf einer Pandemie sind die Gesundheitsämter gehalten, den Kontakt zu Partnern wie Kliniken, Betriebsärzten und Großbetrieben zu intensivieren, um die Kommunikation in der Krise sicherzustellen.

Die Dokumente für vorhersehbare Ereignisse können gut vorbereitet werden. Wenn Sie
z. B. in Ihrem Krisenplan die Schließung der Kantine vorsehen, so können Sie das zugehörige Informationsdokument in Vorfeld formulieren. Ebenso können die Kommunikationsdokumente für alle Situationen, die im Krisenplan beschrieben sind, vorbereitet werden.

Für die interne Kommunikation sind alle Mitarbeiter relevant. Der Krisenstab sollte festlegen, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Stadium der Pandemie welche Information an die Mitarbeiter gegeben wird. Es ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Informationen erhalten.
Für die externe Kommunikation ist festzulegen, wann, wie  und über welche betriebsinternen Geschehnisse die örtlichen Gesundheitsbehörden, die Presse, Anwohner oder auch die Familien der Mitarbeiter zu informieren sind.

Das können Sie nur individuell für Ihren Betrieb festlegen. Nutzen Sie bestehende Kommunikationsstrukturen wie z. B. Intranet und/oder schwarze Bretter. Die Informationen sollten über mehrere Kanäle transportiert werden, damit alle Mitarbeiter erreicht werden.

Spezialisierte Unternehmensberater stehen Ihnen gern zur Seite.

Im Krisenfall müssen alle Unterlagen aktualisiert werden. Das kann umso schneller erfolgen, je besser das betreffende Dokument vorbereitet ist. Würde man erst im Ernstfall mit der Dokumentenerstellung beginnen, wäre das zeitlich kaum realisierbar.

Im Krisenfall sind hohe Belastungsspitzen für das Krisenmanagementteam zu erwarten. Gewisse Situationen sind absehbar, sie werden nur geringe situative Abweichungen aufweisen.
Besonderes Augenmerk ist auf die Formulierungen der Dokumente zu richten. Gerade in einem Krisenfall reagieren Menschen sensibel und emotional. Wenn es beispielsweise um die Einrichtung von Home Office Arbeitsplätzen oder um die vorübergehende Schließung von Betriebsteilen geht, kann bei Mitarbeitern schnell der Eindruck entstehen, sie würden nicht mehr gebraucht, oder der Betriebsteil bliebe für immer geschlossen.  Eine mit Bedacht im Vorfeld  vorbereitete Kommunikation hilft, eine unverhältnismäßige Beunruhigung der Mitarbeiter in der Krise zu vermeiden.

Das Krisenmanagementteam sollte sich aus Mitgliedern der Geschäftsführung/-leitung, den Abteilungsleitern, der Unternehmenskommunikation, dem Krisenmanager und dem Betriebsrat zusammen setzen. Das Team sollte eine überschaubare Größe haben, um Entscheidungen schnell treffen zu können. Die Team-Leitung muss nicht bei der Geschäftsführung/Geschäftsleitung liegen, muss aber von ihr autorisiert sein.
Zur Beratung bei medizinischen Fragen sollte der Betriebsarzt hinzugezogen werden.
Die Kontaktdaten aller Mitglieder des Pandemieplanungsteams werden zentral festgehalten und sind regelmäßig zu aktualisieren, um eine ständige Erreichbarkeit sicherzustellen.

Die Präsenz der Geschäftsführung/-leitung im Betrieb ist  nicht in jedem Fall zwingend erforderlich. Sie kann ihre Aufgaben von Home-Office Arbeitsplätzen über einen definierten Zeitraum weiterführen. Zusätzlich sollten deren außergewöhnliche Aufgaben im Pandemiefall im Krisenplan festgehalten sein.

Die Infektionsgefährdung einzelner Arbeitsplätze (Mitarbeiter) lässt sich anhand von sechs Parametern und in vier Abstufungen definieren. Folgende Parameter sind hilfreich:

• Direkter Mensch-zu-Mensch Kontakt (unter einem Meter Sozialabstand)
• Direkte Kontakte mit mehr als einem Meter Sozialabstand
• Gemeinsame Nutzung von Arbeitsmitteln (Gegenstände wie Tastatur, Telefon)
• Arbeitsbereich bezieht sich auf einen/mehrere Räume (z. B. Computer-Arbeitsplatz vs. Handwerker)
• Ist in der Krankenversorgung tätig
• Ist für die Abfallentsorgung zuständig

Die Abstufungen sind als

• Nein
• Selten (nicht Voraussetzung für die tägliche Arbeit)
• Regelhaft
• Häufig (fester Bestandteil der täglichen Aufgaben) zu formulieren.

Der daraus abgeleiteten Gefährdung muss mit technischen, organisatorischen oder persönlichen Schutzmaßnahmen Rechnung getragen werden.
Unter technischen Schutzmaßnahmen versteht man z. B. die Einrichtung von Barrieren, wie einer „Schutzscheibe“ für die Mitarbeiter am Empfang, um einen unmittelbaren Kontakt zu vermeiden. Zu den organisatorischen Schutzmaßnahmen gehört z. B. die Definition eines separaten Raums (innerhalb der betriebsärztlichen Einheit), in dem die Infizierten behandelt werden können. Unter persönlichen Schutzmaßnahmen versteht man den Einsatz von Schutzbekleidung wie Handschuhen und Mundschutz, evtl. Kittel.

Mitarbeiter an ausländischen Standorten sind es durchaus gewohnt, auf sich selbst gestellt zu sein. Sie können sich vor Ort oft allein besser helfen, als dies von der Konzernzentrale aus möglich ist. Elementar ist es jedoch, ihnen exzellente Basisinformationen zu möglichen Erkrankungen im Gastland und damit auch zu einer Grippe-Pandemie an die Hand zu geben.
Die Einbeziehung der Mitarbeiter an ausländischen Standorten muss auf dort geltendes Recht Rücksicht nehmen. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, Mitarbeiter, die an einen ausländischen Standort entsendet werden, bereits in Deutschland mit einem „Krisenpaket“ auszustatten. Dieses enthält neben den notwendigen Materialien für den persönlichen Gebrauch auch die dazugehörigen Gebrauchsanweisungen.
Die Kommunikation ist an die Gepflogenheiten Ihres Unternehmens anzupassen.

Der erste Schritt zum Vertretungsplan ist die Definition von Kernprozessen. Das ist die Beschreibung, welche Arbeitsschritte/Aufgaben unbedingt aufrecht zu erhalten sind. Ein Teil dieser Prozesse kann gegebenenfalls im Home Office weiter geführt werden, andere sind auf die Betriebsstätte fixiert. Auf dieser Basis wird die Kernmannschaft (Funktionen und Anzahl der mindestens erforderlichen Mitarbeiter) definiert.
Im Vertretungsplan werden Funktionen, weniger Namen, hinterlegt. So ist eine Aktualisierung in größeren  Abständen ausreichend. Je nach Relevanz für die Business Continuity sind mehrere Personen für eine Funktion als Vertretungskaskade zu hinterlegen.
In Abstimmung mit der Personalabteilung muss sichergestellt sein, dass im Pandemiefall auf die Kontaktdaten der aktuellen Stelleninhaber ohne erneute Rückfrage zugegriffen werden kann.