Zusammenarbeit effektiver gestalten – so klappt’s!

3 Beispiele aus dem Arbeitsalltag bei Roche

Es gibt viele Möglichkeiten, Zusammenarbeit effektiver zu gestalten Manchmal sind es Kleinigkeiten, die schon eine große Verbesserung bewirken. Und manchmal erschweren altbewährte Vorgänge das Vorankommen. Wir zeigen in drei kleinen Beispielen, welche Wege wir gehen.

1. Studien digital einreichen

In manchen Bereichen geht die Digitalisierung etwas langsamer voran – dann braucht es jemanden, der neue Impulse setzt. „Wir haben Anschubhilfe geleistet für die digitale Einreichung von klinischen Studien“, sagt Michael Türck, Manager bei Drug Safety Regulations (DRA) in Grenzach . Anträge für klinische Prüfungen umfassen oft tausende von Seiten. Bisher konnten die Anträge nur auf Papier beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) und dem Paul-Ehrlich-Institut (PEI) eingereicht werden. „Letztlich wegen der gesetzlich erforderlichen händischen Unterschriften“, so Michael.

Ordner und iPad

Schneller vorankommen dank Digitalisierung

Um mit digitalen Signaturen Papier und Zeit zu sparen, traten Michael und das DRA-Team mit den beiden Bundesoberbehörden in den Dialog: „Hierzu gehörte auch der Mut, den anfänglichen Gegenwind auszuhalten. Das ist etwas, das wir von unserer internen Transformation bei Roche kennen. Und ähnlich wie bei uns handelt es sich bei BfArM und PEI um große Organisationen, die State of the Art arbeiten, sich aber manchmal mit der Umgestaltung von Prozessen und Strukturen schwertun. Hand aufs Herz, das kennen wir auch bei Roche.“

Nach intensiven Gesprächen sind seit August 2019 digitale Einreichungen für die ganze Pharmaindustrie und deren Dienstleister (Auftragsforschungsinstitute) möglich. „Wir konnten hier entscheidende Impulse setzen: zur vollen Nutzung aller bestehenden rechtlichen und technischen Möglichkeiten. Das freut mich sehr! Denn neben den Aktivitäten rund um die Zulassung von Roche-Arzneimitteln ist die Einreichung klinischer Prüfungen zu unseren Entwicklungsprojekten ein wichtiger Teil der DRA-Aufgaben. Schließlich geht es uns allen um die Versorgung von Patienten mit innovativen Arzneimitteln“, so Michael.

2. Liberating Structures: Effektive Meetings und Workshops

Auch Meetings und Entscheidungsrunden bieten viel Gestaltungsspielraum für effektives Zusammenarbeiten. Wie kann dort neuer Schwung hereinkommen? „Hierbei helfen Liberating Structures, das sind einfache Strukturen, die sich für interaktives Arbeiten mit Gruppen fast jeder Größe sowie für verschiedene Fragestellungen und Zielsetzungen eignen. Dabei kann sich jeder Teilnehmer einbringen“, berichtet Johanna Glaab. Sie ist Teil einer Peergroup in Grenzach und unterstützt mit sogenannten „Einfach Machen“-Sessions Kollegen darin, den Umgang mit den Strukturen zu lernen.

Kommunikation auf Augenhöhe

„Das macht Kommunikation auf Augenhöhe und schnellen, strukturierten Austausch möglich. All das wird in konventionellen Meetings mit Präsentationen oder Statusreports oftmals verhindert. Mit Liberating Structures lassen sich Diskussionen, Brainstorming und Entscheidungsfindung zeitsparend und effektiv gestalten. Das Gute ist, dass sie jeder sofort ausprobieren kann“, sagt Johanna.

Und wie sehen Liberating Structures in der Praxis aus? Das kann man auch ganz einfach selbst erkunden, Anleitungen und Einsatzgebiete bietet diese kostenlose App: https://www.liberatingstructures.app/.

3. Effiziente Mail-Kommunikation

Ein letztes Beispiel für neue Impulse im Unternehmen sind die internen Challenges. „Mit unseren Challenges wollen wir Kollegen herausfordern, ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten“, erzählt Nils Herzog, der Teil des „Culture Club“ bei Roche Diabetes Care in Mannheim ist. „Besonders gut angekommen ist die Aufgabe, einen aussagekräftigen E-Mail-Betreff zu verwenden. So war Inhalt einer Challenge, immer einen Betreff zu verwenden, der beispielsweise angibt, bis wann der Absender eine Antwort erwartet“, berichtet Nils.

Er ergänzt: „Sobald wir Challenges in unseren internen Netzwerken veröffentlichen, kümmern sich ‘Culture Fans’ um die Vermittlung der Botschaften in den Teams. Das heißt, wir haben ein Netzwerk von Unterstützern, die Aufrufe und praktische Tipps im Kreise der Mitarbeiter verbreiten – und Feedback einholen, das ebenfalls über Posts in den Netzwerken oder per E-Mail eingereicht werden kann.“