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Nur mit Weitblick kommt man weiter

Nur mit Weitblick kommt man weiter

Prozessbenchmarking: Ein Pilotprojekt mit der Laborberatung am Beispiel MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner und CEWE

Eine neue Chance: Prozess­bench­marking

Das Grundproblem:

„Best-in-class“-La­bo­re set­zen in ihren Be­rei­chen Maß­stä­be. Wo­ran kön­nen sie sich al­so mes­sen, um die Wei­ter­ent­wick­lung Ihrer Pro­zes­se an­zu­sto­ßen? Die Not­wen­dig­keit zur Nut­zung jeg­lichen Ver­bes­ser­ungs­po­ten­tials besteht für alle Labore, der stei­gende Kos­ten­druck ist all­gegen­wär­tig.

Die Lösung:

Genau hier kann Consulab mit einem inno­vativen Leis­tungs­paket wei­ter­hel­fen - dem Pro­zess­bench­mar­king. Pro­zess­bench­mar­king ermög­licht das Ver­glei­chen ähn­licher Pro­zes­se auch aus zwei unter­schied­lichen Branchen, um so zu neuen Opti­mier­ungs­ansät­zen zu kommen.

Das Pilotprojekt:

Das Pilot­projekt zu dieser neuen Methode unternahm Consulab mit dem diagnostischen Labor MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner und dem Foto-Labor CEWE. Alle Betei­ligten haben kon­krete Verbes­serungen mitge­nommen.

Was ist eigentlich Prozessbenchmarking?

Was ist Prozess­bench­mar­king?

Pro­zess­bench­marking ist der Ver­gleich der eige­nen Geschäfts­prozesse mit denen eines anderen Unter­nehmens und gewinnt gerade dann, wenn das andere Unter­nehmen aus einer anderen Branche stammt.

Was wird betrachtet?

Beim Pro­zess­bench­mar­king werden Vor­gehens­weisen, Prozesse, Methoden und Instru­mente der zu verglei­chenden Firmen betrachtet und beurteilt. Die gemeinsame Analyse von Stärken und Poten­zialen eröffnet Denk­ansätze aus der jeweils anderen Branche.

Was ist eigentlich Prozessbenchmarking?

Welches Ziel hat das Prozess­bench­mar­king?

Ziel ist die Pro­zess­opti­mierung und Leistungs­steigerung. Das Augenmerk liegt darauf, Verbes­serungs­möglich­keiten für beide Unternehmen herbei zu führen. Idealerweise lernen beide Unternehmen etwas voneinander und profitieren von dieser Methode.

Wann bringt das Prozess­bench­marking den größten Nutzen?

Es bringt den größten Nutzen, wenn die beteiligten Benchmark-Partner aufgeschlossen in den Vergleich gehen und das Projekt fachlich begleitet und mode­riert wird. Weiterhin müssen die Ergebnisse sach­gerecht beurteilt und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Eine regelmäßige Überprü­fung hilft, von den gewonnenen Erkennt­nissen zu profitieren.

Unsere Partner im Pilotprojekt

  MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner CEWE Stiftung & Co. KGaA
Branche Medizinisches Labor Foto-Finishing und Foto-Dienstleistungen
Mitarbeiter 130 3200 (europaweit)
Hauptstandort Kaiserslautern Oldenburg
Kapazität 7 Millionen Analysen pro Jahr 5,9 Millionen Fotobücher im letzten Jahr
Aufträge ca. 6.000 Proben pro Tag Bis zu 20.000 Fotobücher pro Tag

Klar, eine gewisse anfäng­liche Skep­sis war dabei. Die hat­ten wir aber spä­tes­tens dann wie­der abge­legt, als uns die Mit­ar­bei­ter von Consulab in einem Work­shop sche­ma­tisch die Work­flows unse­rer beiden Pro­duk­tions­pro­zes­se prä­sen­tier­ten. Das waren zwei nahezu iden­tische Bal­ken­dia­gram­me. Zu sehen, wie ähnlich wir uns in unserer Arbeit tat­säch­lich sind, obwohl wir im Grunde völ­lig ver­schie­dene Pro­dukte her­stel­len, war einfach unglaub­lich.

Dr. Reiner Fageth
Dr. Reiner Fageth
Technik-Vorstand von CEWE

Es war fas­zinie­rend zu erken­nen, wie ähn­lich unsere Pro­zes­se sind, ob­wohl wir in völ­lig un­ter­schied­lichen Bran­chen zu Hause sind. Meiner Mei­nung nach lag darin der große Vor­teil des Pro­jekts..

Dr. Dr. Michael Klein
Dr. Dr. Michael Klein
ärztlicher Leiter MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt und Partner

Gemeinsame Herausforderungen trotz unterschiedlicher Branchen

Der Vergleich der Prozesse von CEWE und MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner förderte eine gemeinsame Herausforderung zutage: priorisierte Sonderfälle. Das sind Notfallproben im medizinischen Labor bzw. Express-Aufträge im Fotolabor.

Das Ziel ist also, den priorisierten Sonderfall in einer höheren Geschwindigkeit zu bearbeiten als den Normalauftrag. Diese Herausforderung hat zwei Dimensionen:

  • Die Visualisierung des Sonderfalls im Prozess, um ihn jederzeit erkennen zu können
  • Die bevorzugte und möglichst schnelle Übergabe des Sonderfalls von Bereich zu Bereich, um der Priorisierung gerecht zu werden

Auch wenn die Bran­chen un­ter­schied­lich sind, bei CEWE und MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner, heißt das nicht, dass sie sich nicht den­selben Heraus­for­de­run­gen stellen müssen. Im Gegen­teil, bei ge­naue­rem Hin­sehen war ge­nau das der Fall: Prio­ri­sier­te Be­arbei­tun­gen füh­ren bei bei­den zu den glei­chen Frage­stel­lun­gen.

Markus Hagedorn
Markus Hagedorn
Consulab-Berater

Mehr zu Markus Hagedorn

  • Experte für Organisations- und Kooperationsberatung
  • Bei Consulab seit 2008
  • Absolvierte Projekte: mehr als 60
Markus Hagedorn nahm sich der gemein­samen Heraus­forderung der beiden Bench­marking-Vergleichs­partner an und erarbei­tete mit ihnen pass­genaue und einfach umsetz­bare Lösungen.
Sonderfälle müssen erkennbar sein

Erste Dimension

Sonderfälle müssen erkennbar sein

Kunde 1: MVZ

Die Herausforderung

Die Herausforderung Bereits das frühzeitige Identifizieren einer Notfallprobe im Probeneingang kann eine Herausforderung sein. Und auch in der weiteren Bearbeitung ist es mitunter schwierig, die Notfallprobe durchgängig in den großen Mengen der normalen Proben zu erkennen.

Der Lösungsansatz

Der Lösungsansatz Einsendende Ärzte können zukünftig Notfallproben elektronisch voranmelden, so dass bereits deren Anlieferung ein Signal auslöst. Im weiteren Prozess hilft nun ein EDV-gestütztes Monitoring-System, die Notfallproben immer im Blick zu behalten. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit erkennen, ob die Bearbeitungszeiten der Notfallproben in der vereinbarten Range liegen, und kann gegebenenfalls eingreifen.

Kunde 2: CEWE

Die Herausforderung

Die Herausforderung Expressaufträge machen in der Regel ca. 1 % der Aufträge aus. In Hochzeiten, zum Beispiel vor Weihnachten, kommt es zu vermehrten Expressaufträgen.
Im Herstellungsprozess eines Fotobuchs besteht die Herausforderung für die Mitarbeiter darin, die Expressaufträge in der großen Menge aller Bestellungen zu identifizieren und sie damit priorisieren zu können. Vor allem aufgrund der räumlichen Ausdehnung des Produktionsprozesses ist dies mitunter nicht leicht.

Der Lösungsansatz

Der Lösungsansatz Insgesamt wurde an allen Übergabepunkten des Prozesses die Sichtbarkeit des Expressmerkmals überprüft und gegebenenfalls erhöht. Ein simples farbiges Fähnchen hat sich hier als besonders effektiv erwiesen. In den Fällen großer Distanzen zwischen zwei Produktionsschritten kann die EDV ein zusätzliches Expressmerkmal ausweisen.
Schnelle Übergabe des Sonderfalls von Bereich zu Bereich

Zweite Dimension

Schnelle Übergabe des Sonderfalls von Bereich zu Bereich

Kunde 1: MVZ

Die Herausforderung

Die Herausforderung Ein schneller Übergang von Bereich zu Bereich ist das A und O bei Notfallproben. Jedoch ist gerade zu Beginn ein schnelles Einschleusen der Notfallprobe in den Bearbeitungsprozess nur dann möglich, wenn der Notfall-Auftrag in der Erfassung angelegt worden ist. Und schließlich nutzt eine noch so schnelle Probenbearbeitung nichts, wenn nicht am Ende auch eine zeitnahe ärztliche Befundung erfolgt.

Der Lösungsansatz

Der Lösungsansatz Durch einen neuen EDV Platz in unmittelbarer Nähe zum Auspacken wird nun eine sehr schnelle Erfassung der Notfallprobe realisiert und damit eine zügige Weiterverarbeitung ermöglicht. Zu guter Letzt werden die Notfallproben für die ärztliche Befundung separat bereitgestellt, um die Bearbeitungszeit auch in diesem Prozess-Abschnitt zu verkürzen.

Kunde 2: CEWE

Die Herausforderung

Die Herausforderung Zum Ende, bei der Qualitätskontrolle und dem Einschweißen und damit kurz vor dem Versand, konnte die bis dahin verwendete Express-Markierung nicht weitergeführt werden. Gerade zu Hochzeiten besteht dadurch die Gefahr, dass die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter sinkt und Expressaufträge nicht mehr in den Versand gehen, obwohl sie fertig bearbeitet sind.

Der Lösungsansatz

Der Lösungsansatz Speziell im Versand wurde die Funktionalität des Monitoring-Systems erweitert. Dort können nun solche Fotobücher herausgefiltert werden, die alle Produktionsschritte durchlaufen, aber noch nicht dem Versandarbeitsplatz zugeführt worden sind. So können diese Bücher noch separat zum Versandarbeitsplatz gebracht werden, bevor die nächste Abholung durch den Logistikdienstleister erfolgt.


Zusammenfassung der Ergebnisse im Pilotprojekt

MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner CEWE
  • Elektronische Voranmeldung von Notfallproben
  • Einrichtung eines zusätzlichen Erfassungsplatzes
  • Einführung eines Monitoringsystems
  • Filterfunktionen für bevorzugte Befundung
  • Im Ergebnis: Reduzierung der TAT um 30-45 Minuten auf 60 bis 90 Minuten
  • Erhöhte und durchgängige Sichtbarkeit des Expressmerkmals
  • Erweiterte Funktionen des Monitoringsystems im Versand

Was ist die Erfahrung aus dem Projekt?

Insgesamt wurde eine Vielzahl von Aspekten betrachtet und an vielen, teils auch kleinen Stellschrauben gedreht. Woraus dies entstanden ist, beschreibt Dr. Dr. Michael Klein folgendermaßen:


Ja, als wir uns gegenseitig besuchten, sprudelten wir regelrecht vor neuen Ideen. Wir hatten die Gelegenheit, frei in alle Richtungen zu denken – selbst wenn natürlich nicht alle Ideen realitätsnah waren. Allein die Impulse, die wir daraus zogen, reichten teilweise schon aus, um neue Ansätze zu generieren, die auch in unserer Branche umsetzbar sind.

Dr. Dr. Michael Klein
Dr. Dr. Michael Klein
Ärztlicher Leiter MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner

Die Besten ihres Fachs können sich noch verbessern, wenn sie sich mit den Besten aus anderen Branchen messen. Der Blick über den eigenen Tellerrand hinaus sowie die Bereitschaft, seine eigenen Prozesse zur Diskussion zu stellen, eröffnen neue Ansätze für noch besser funktionierende Prozesse. Fachmännisch begleitet und respektvoll moderiert führt Prozessbenchmarking somit zu messbaren Ergebnissen.

Stellen Sie sich die Frage: Prozessbenchmarking mit Consulab- Warum sollte ich das tun?

  • Exzellente Prozesse sind essentiell für zufriedene und motivierte Mitarbeiter. Dies hat direkte Auswirkung auf meine Geschätsergebnisse
  • Ich stelle mich einem konstruktiven Vergleich und möchte von den Besten lernen
  • Ich sehe ein hohes Potenzial im Wechsel der Perspektive und bin aufgeschlossen für einen branchenübergreifenden Austausch
  • Ich halte eine fachmännische Begleitung und Moderation eines Prozessbenchmarking-Projektes für sehr wichtig, um messbare Ergebnisse erarbeiten zu können

Es war spannend zu sehen, wie solch ein Pilotprojekt professionell angegangen und umgesetzt wird. Und natürlich das Wichtigste: Die Ergebnisse haben uns restlos überzeugt.

Dr. Dr. Michael Klein
Dr. Dr. Michael Klein
Ärztlicher Leiter MVZ Dr. Klein, Dr. Schmitt & Partner

Diagnostik im Dialog

DiD
 

Dezember 2014, Auszüge aus Ausgabe 45

Prozesse kreativ verbessern - Beim Prozessbenchmarking können unterschiedliche Branchen voneinander lernen.

Diagnostik im Dialog im Interview mit Dr. Dr. Klein, Dr. Fageth und Dr. Tapken.

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